Del papel al dato: el software argentino que automatiza facturas

En marzo de 2020, mientras el mundo comenzaba a prepararse para la pandemia, tres argentinos tomaron una decisión que cambiaría su trayectoria profesional. Alejandro Bezdjian, Tomás Marconi y Jesús De Gruttola habían trabajado juntos en el ámbito corporativo, pero optaron por dejar ese camino y desarrollar una tecnología propia. Así nació Xtract, una plataforma especializada en interpretar facturas y automatizar procesos contables.

El problema que buscaron resolver es concreto: transformar documentos que llegan en distintos formatos en información estructurada que pueda ser utilizada directamente por los sistemas de gestión de una empresa. Para hacerlo, desarrollaron un sistema de lectura basado en un modelo determinístico, en lugar de depender de un modelo de lenguaje de propósito general.

Según sus desarrolladores, esa arquitectura alcanza una exactitud del 98%. La diferencia es relevante en un proceso contable, donde la identificación incorrecta de un importe , una fecha o un dato fiscal puede generar inconsistencias que luego deben ser detectadas y corregidas manualmente.

“Una factura procesada por una IA genérica siempre va a necesitar que una persona la revise antes de cargarla al sistema, porque algo va a estar mal leído. En contabilidad no es posible registrar mal una factura, por eso construimos Xtract para que nadie tenga que volver a mirarla ”, explica Marconi.

La plataforma no se limita al reconocimiento de los documentos. Uno de sus componentes centrales es la conexión con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), utilizados para administrar áreas como contabilidad, compras, inventarios y finanzas. Xtract cuenta con integraciones con más de 50 plataformas , entre ellas SAP, Oracle, NetSuite y Microsoft Dynamics.

La combinación entre lectura automática e integración permite que los datos extraídos de una factura pasen directamente al circuito administrativo correspondiente. El objetivo es evitar la carga manual y la duplicación de información, además de mantener actualizados los registros en tiempo real.

El desarrollo de este tipo de herramientas forma parte de una transformación más amplia de los sistemas empresariales: pasar de procesos basados en documentos a flujos digitales en los que la información pueda ser interpretada, validada y transferida automáticamente entre diferentes aplicaciones.

En el caso de Xtract, el sistema procesa actualmente alrededor de un millón de facturas mensuales. De acuerdo con la compañía, un cliente promedio puede ahorrar unas 250 horas de trabajo administrativo al mes mediante la automatización, mientras que en las operaciones de mayor volumen el ahorro supera las 400 horas.

La primera versión del producto, sin embargo, estuvo lejos de funcionar. Fue desarrollada inicialmente por un freelancer y luego reconstruida por Bezdjian en menos de una semana. Durante casi un año, los fundadores combinaron sus empleos con el desarrollo del software.