TCE-AC estabelece novas regras para digitalização, armazenamento e eliminação de documentos

O Tribunal de Contas do Estado do Acre (TCE-AC) publicou a Instrução Normativa nº 57, de 13 de agosto de 2026, que estabelece normas e procedimentos para a digitalização, gestão, armazenamento, preservação e eliminação de documentos no âmbito da instituição.

A nova regulamentação busca padronizar os procedimentos adotados pelos setores do Tribunal e garantir autenticidade, integridade, disponibilidade, segurança e preservação de longo prazo dos documentos digitais.

A norma considera, entre outras referências, o Decreto Federal nº 10.278/2020, que estabelece requisitos técnicos para que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos originais, além da Lei nº 13.874/2019, da Lei de Arquivos e das diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

Regras para digitalização A instrução estabelece que os documentos físicos deverão ser digitalizados utilizando equipamentos adequados e seguindo padrões técnicos específicos.

Entre as exigências está a utilização do formato PDF/A, voltado ao arquivamento de documentos digitais, com resolução mínima de 300 DPI.

Os documentos textuais também deverão passar por Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), permitindo a indexação, localização e recuperação das informações contidas nos arquivos.

O Tribunal determina ainda que a digitalização seja realizada em lotes controlados, com identificação, rastreabilidade e segregação dos documentos processados.

Para os documentos públicos digitalizados, a norma estabelece requisitos adicionais para garantir a validade jurídica.

Os arquivos deverão contar com assinatura digital utilizando certificação no padrão ICP-Brasil, assegurando a autoria da digitalização, a integridade e a validade jurídica dos documentos e respectivos metadados.

Também deverão existir mecanismos de auditoria, rastreabilidade e certificação nos sistemas e processos utilizados.

A norma determina ainda que os procedimentos garantam fidelidade, integridade, legibilidade e completude do documento digital em relação ao original, além de confidencialidade e interoperabilidade entre os sistemas informatizados.

Os documentos digitais deverão ser armazenados em um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), ambiente destinado à manutenção, preservação e acesso de longo prazo aos arquivos.

O controle de acesso e os sistemas de backup deverão seguir boas práticas de segurança da informação, com o objetivo de proteger os documentos contra acessos não autorizados, perda, corrupção ou indisponibilidade dos dados.

A guarda dos documentos deverá obedecer aos prazos definidos na Tabela de Temporalidade Documental do Tribunal.