Nota fiscal: 3 pontos que as empresas devem acompanhar com a contabilidade

Para muitos pequenos e médios empresários, a emissão de notas fiscais é uma rotina que acaba ficando quase inteiramente nas mãos do escritório de contabilidade.

O problema é que, com a reforma tributária e a entrada gradual de novas regras, essa distância pode aumentar o risco de erros em um momento de transição mais complexa.

Mudanças em classificações, campos obrigatórios, cadastros e sistemas exigem atenção não só de quem presta o serviço contábil, mas também de quem fornece as informações que dão origem às notas.

Quando algo sai errado, o problema pode chegar à escrituração, à apuração dos tributos e até à relação com clientes.

O InfoMoney ouviu especialistas para entender quais pontos merecem atenção nessa rotina, e como as empresas podem acompanhar o trabalho do escritório de contabilidade.

Veja a seguir os principais pontos que eles destacaram.

Leia também: Prazo para aderir ao Simples Nacional em 2027 começa; veja o que muda Entenda quais responsabilidades são da empresa Contratar um escritório de contabilidade não transfere para ele todas as responsabilidades relacionadas à emissão de notas fiscais.

Cabe a ele orientar sobre as regras tributárias, revisar parametrizações e cumprir as atribuições previstas no contrato.

Já a empresa responde pelos dados da própria operação, como: Produto ou serviço vendido; Natureza da operação, como venda, devolução, bonificação ou remessa; Destinatário; Valores; Informações cadastrais e classificações fornecidas ao contador.

“A nota fiscal nasce de uma operação da própria empresa , que responde perante o Fisco pela correção das informações e pela emissão no prazo adequado”, afirma Antonio Carlos Santos, presidente do Sescon-SP e da Aescon-SP.

Francisco Paludo, advogado tributarista e sócio da Tahech Advogados, recomenda que essa divisão de atribuições também esteja clara no contrato com o escritório , incluindo quem cuida da parametrização dos sistemas, da revisão das notas e da comunicação de mudanças que afetem a empresa.

Não pergunte apenas se “está tudo certo” Acompanhar a contabilidade não significa revisar nota por nota ou dominar códigos fiscais.

O empresário pode pedir informações que mostrem se as conferências estão sendo realizadas e se cadastros e sistemas acompanham as mudanças.

Entre os pontos que podem fazer parte desse acompanhamento estão: Notas rejeitadas, canceladas ou emitidas com inconsistências; Conciliação entre os XMLs autorizados e o que foi escriturado e apurado; Revisão de cadastros e classificações de produtos e serviços; Atualização do sistema emissor e das parametrizações fiscais; Mudanças na legislação que afetem especificamente a operação da empresa.