A regra do CEO do Dropbox para dizer “não” a reuniões sem culpa

As reuniões se tornaram uma fonte constante de frustração para profissionais de escritório: muitas vezes se estendem além do necessário, interrompem períodos de concentração e nem sempre exigem a participação de todos os convidados.

Diante disso, líderes empresariais têm buscado proteger seu tempo criando regras mais rígidas sobre quando realmente devem participar de uma conversa.

O co-CEO do Dropbox, Ashraf Alkarmi , segue uma regra simples para decidir quais reuniões merecem sua presença.

“Eu escolho as coisas nas quais posso fazer progresso significativo naquele trimestre”, disse Alkarmi em entrevista recente ao Business Insider .

“Isso acaba se tornando um filtro para definir minhas prioridades e administrar meu tempo.” Para selecionar as reuniões das quais participará, Alkarmi estabelece cinco objetivos principais a cada trimestre na empresa de armazenamento em nuvem, avaliada em cerca de US$ 7,3 bilhões .

Essas metas, ligadas a áreas como pessoas, negócios e desempenho, servem de base para sua agenda semanal e para a alocação de seus esforços.

Para garantir alinhamento, o executivo compartilha suas prioridades com sua equipe mais próxima, incluindo chefe de gabinete e time administrativo.

Segundo ele, esses objetivos prevalecem sobre qualquer outra demanda quando sua agenda fica sobrecarregada.

No primeiro trimestre deste ano, por exemplo, Alkarmi concentrou esforços na análise de dados e em soluções para reduzir a evasão de clientes.

Fazer avanços concretos nessa frente tornou-se uma de suas prioridades estratégicas.

Para acompanhar o progresso, ele utiliza o aplicativo Trello e afirma que manter o foco em apenas cinco metas ajuda a decidir quais conversas realmente merecem espaço na agenda.

“Às vezes recebo convites para reuniões que não têm relação com essas prioridades, e simplesmente não participo”, afirmou.

Segundo Alkarmi, essa abordagem também deixa mais claro quando um tema exige sua participação direta e quando é possível confiar na equipe para conduzir o trabalho.

“Parte de uma forma mais inteligente de trabalhar é ser intencional sobre onde gasto meu tempo”, disse em comunicado à Fortune .